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Rôle d'un Directeur


le manager de site d’imagerie medicale : quelle formation pour quel metier ?


 Depuis très longtemps, les médecins radiologues ont dû exercer leur profession médicale tout en état des gestionnaires. Ils emploient du personnel, utilisent des matériels coûteux, et ont besoin de vastes locaux. Pour toutes ces raisons, ils doivent gérer leurs Cabinets. Dans les années 1970-1980, l’explosion de l’imagerie a entraîné une croissance des groupes de radiologie. Puis dans les années 1990, sous l’influence des regroupements de cliniques, de gros groupes de radiologie se sont constitués. Cette tendance aux regroupements s’est accentuée cette dernière décennie pour faire face aux baisses de nomenclatures, à la pénurie de radiologues et aux contraintes réglementaires grandissantes. Parallèlement sont apparues des sociétés de radiologues pour l’utilisation des scanners et IRM. 

 Pour organiser, structurer, gérer et pérenniser de telles entités, qui s’apparentent à de vraies PME, les radiologues ont besoin d’aide et sont amenés à recruter un collaborateur.La question se pose alors de savoir qui recruter ? Quel profil ? Quelle formation ? Quel niveau ? Et pour quelles fonctions ?

Pour répondre à ces questions, tout dépend de la taille du groupe (nombre de sites, de radiologues, de personnels,  de structures juridiques …) et surtout des domaines de compétences que souhaitent déléguer ou partager les médecins radiologues, et du mode de gouvernance du groupe.Les missions confiées peuvent être nombreuses et dans des domaines très divers. Elles peuvent également être évolutives, au fur et à mesure de la vie du groupe, de l’expérience et de la confiance qui s’installe avec le temps.

 Les médecins radiologues d’un groupe d’une taille importante, qui choisissent de recruter un directeur, sont amenés à lui confier la direction et la coordination de tous les moyens mis en œuvre pour le bon fonctionnement des activités d’imagerie médicale des médecins. Ceci en concertation permanente avec les gérants. Il participe, avec eux, à la définition de la politique du groupe, et la met en œuvre.

 Ainsi, le directeur a en charge la gestion quotidienne de l’activité médicale sur l’ensemble des sites. Il s’agit de rechercher à optimiser les flux des patients, à partir de la prise des rendez-vous jusqu’au règlement, en organisant au mieux les plannings des équipes, et en intégrant la gestion des équipements (entretien et réparations, remplacements, registre réglementaire, contrôles obligatoires, etc.). Il s’assure également du bon état des locaux (entretien quotidien, rénovations, réparations, sécurité électrique, incendie, évacuation des déchets, etc.), et de l’approvisionnement en fournitures (pharmacie, papeterie, consommables, linge, etc.). Il répertorie les dates limites de résiliation de contrats (de locations de matériels, d’entretien et de maintenance, de contrôles, etc.).

 En outre, le directeur assure le suivi juridique des différentes sociétés en coordination avec les conseils du groupe. Les groupes de radiologues libéraux qui ont franchi le pas de déléguer l’administration de leurs cabinets ont souvent un montage juridique complexe, composé de multiples sociétés à structures juridiques très variées (SELARL, SCM, SDF, SEP, SARL, GIE, SCI etc …). Le directeur doit être en mesure de gérer chacune de ces sociétés tout en apportant une vision économique globale et d’assurer tout au long de l’année, en collaboration avec l’expert-comptable, un suivi de la situation économique et comptable. A l’aide de tableaux de bord de gestion, il suit de façon périodique la situation globale et rend compte aux radiologues des principales variations. Il suit notamment l’évolution de l’activité et du chiffre d’affaire, des principales charges (tableau des emprunts, locations de matériels, charges de personnel, contrats de maintenance, loyers et charges locatives, impôts, charges sociales). Il suit également la trésorerie et réfléchit sur les investissements : quels investissements sont indispensables ? Possibles ? Quand ? Quelles modalités de financement ? C’est lui qui est l’interlocuteur des banques et organismes de financement, leur présentant les complexes montages juridiques et fonctionnels, leur expliquant annuellement les bilans, le tableau d’endettement, les projets et les prévisions.

 Par ailleurs, le directeur est également en charge du suivi des assurances, tant en matière de responsabilité civile professionnelle que de multirisque ou de perte d’exploitation. Il vérifie notamment que chaque médecin soit bien assuré pour les actes qu’il réalise, il assure la mise à jour de la liste du matériel à assurer, détermine les niveaux de garantie et met en concurrence périodiquement les assureurs. Il gère également les sinistres.

 Le directeur assure la direction et l’administration du personnel, en se chargeant notamment des recrutements, de la rédaction des contrats de travail, du suivi individuel, des plannings de travail et d’astreintes, des absences et remplacements, de la préparation et du contrôle de la paie, de la médecine du travail, des déclarations d’accidents du travail, des relations avec les représentants du personnel et syndicaux, etc. Les groupes dont l’effectif dépasse le seuil des 50 salariés sont en outre soumis à l’obligation de mise en place d’un Comité d’Entreprise et d’un Comité d’Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail (CHSCT), ainsi qu’à l’obligation de négociation.

Les ressources humaines sont un domaine dans lequel le directeur a une responsabilité d’autant plus importante que la réglementation sociale évolue très vite et que les erreurs peuvent être lourdes de conséquence tant sur le plan financier qu’humain. Une veille juridique est indispensable pour prendre des décisions éclairées en matière sociale et mesurer les risques lors d’une prise de décision. On voit apparaître ces dernières années une multitude de nouveautés sociales comme la loi TEPA, la réforme du temps de travail, le DIF (Droit Individuel à la Formation), le Document Unique d’Evaluation des Risques, l’emploi des séniors, l’égalité professionnelle Hommes / Femmes, etc. Les évolutions juridiques impliquent une véritable expertise et un fort investissement en temps. C’est la raison pour laquelle, en fonction de la taille du groupe et de l’effectif en termes de personnel, il peut s’avérer nécessaire de recourir à un responsable du personnel.

 Le directeur est par ailleurs en charge des relations extérieures du groupe avec d’une part les Administrations et tutelles, d’autre part les partenaires que sont les établissements de santé, les divers fournisseurs et parfois les prescripteurs. Nombreux sont les dossiers à instruire et à suivre auprès des organismes de tutelle (demandes d’autorisations, Contrats Pluriannuels d’Objectifs et de Moyens, etc.). Les groupes implantés dans des cliniques ont en outre à suivre les aspects juridiques et financiers (contrat d’exercice, baux, charges, répartition des contrats de maintenance etc.), ainsi que les aspects techniques  (état des locaux, entretien, alimentation et secours électriques, sécurité) ou encore fonctionnels (liaison informatique et comptable, PACS, liaison avec la Personne Compétente en Radioprotection de l’établissement etc.).

 Le directeur doit être un « facilitateur » au quotidien, son rôle étant de donner les moyens les plus fiables aux associés pour leur permettre de prendre les bonnes décisions dans tous les domaines de la vie d’un groupe. C’est à lui d’aller chercher les informations, analyser, comparer,  synthétiser et proposer. Pour faire prendre la meilleure décision possible, il doit avoir examiné préalablement les données du problème sous tous ses aspects et avoir recueilli  les avis auprès des experts et des acteurs concernés. Mais la décision finale revient toujours aux médecins radiologues.Le directeur a un rôle essentiel en matière de communication interne. Il assure la diffusion des informations auprès des associés, recueille leurs avis, coordonne et organise les réunions de groupe. Il doit être le garant du respect scrupuleux des règles (statuts et règlement intérieur, règles comptables et fiscales etc.).

 Au fil du temps, il doit s’imprégner des aspirations du groupe. Il a pour rôle de contribuer à la dynamique de ce dernier, par la transmission aux associés, des données prospectives, techniques, réglementaires et organisationnelles, et à leur sensibilisation. Il faut prévoir les évolutions pour se préparer et s’adapter. C’est en s’informant régulièrement auprès des constructeurs de matériels, d’autres groupes semblables par l’intermédiaire de l’Association Nationale des Directeurs d’Imagerie Médicale, de la FNMR, dans le Journal Officiel, dans les diverses commissions régionales ou nationales que le directeur permet à son groupe de réfléchir à son avenir et aux axes d’amélioration à explorer.

 Il est essentiel que s’établisse une étroite relation de confiance entre le directeur et le ou les radiologues gérants. Pour permettre au directeur d’exercer ses fonctions d’une manière optimale, son statut et son rôle doivent être clairs et compris par tous les associés et le personnel. Il convient de lui donner les moyens d’exercer son rôle : il doit disposer des pouvoirs les plus étendus et notamment de l’autorité nécessaire sur l’ensemble du personnel afin de faire appliquer la politique définie par les médecins radiologues gérants. Il doit participer aux réunions de gérance et aux comités de direction. Il prend toute décision et initiative dans le cadre de sa mission qui lui semble correspondre à l’intérêt de celle-ci. Il tient les gérants du groupe régulièrement informés du déroulement de sa mission.

 L’étendu des missions du directeur pouvant être large, les médecins radiologues gérants devront déterminer le périmètre d’intervention de son manageur. Du périmètre défini découlera alors un profil à rechercher.

 Les médecins radiologues gérants doivent déterminer si un profil « généraliste » peut convenir ou si le besoin s’exprime dans un domaine spécialisé en raison de compétences présentes au sein du groupe. Les profils spécialisés recherchés sont le plus souvent « juridique » ou « comptable et financier ». Il peut être aussi intéressant de rechercher un profil ayant une formation dans le secteur sanitaire avec une éventuelle expérience (en clinique ou à l’hôpital par exemple).

 Il est important de préciser que de plus en plus de formations initiales spécialisées dans le secteur sanitaire existent aujourd’hui et que ces formations allient compétences juridiques à celles relevant de la gestion.

 Un profil ayant un niveau d’étude compris entre Bac+3 et Bac+5 semble souhaitable pour remplir les missions du poste et intégrer toute sa dimension. Il est aussi important de tenir compte des éventuelles expériences professionnelles antérieures. Comme dans toute entreprise, les médecins radiologues gérants devront d’abord vérifier les compétences présentes en interne. Dans la plupart des cas, elles ne seront pas présentes sauf en cas d’accompagnement spécifique (notons qu’un DU Management en imagerie médicale libérale a fait son apparition en 2010 au CESEGH de l’Université de Montpellier 1). Sur ce dernier point, les médecins radiologues gérants devront surtout se poser la question suivante : le besoin de nouvelles compétences n’amènent-elles pas un besoin d’une nouvelle vision au sein du groupe ?

 Les médecins radiologues gérants devront également déterminer le statut et la qualité de son manageur à recruter. Il est important de définir précisément le poste à pourvoir. En effet, si les médecins radiologues optent par exemple pour un « directeur » avec un statut « cadre dirigeant » ou pour un « responsable administratif » avec un statut « cadre », le profil mêlant formation initiale et expérience professionnelle ne sera pas forcément le même.

 Concernant ce positionnement, il est crucial de bien déterminer les besoins du groupe et les marges de manœuvres confiées à son futur manager car du choix du statut résultera un droit social spécifique à appliquer. Les médecins radiologues trouveront le plus souvent une aide précieuse auprès d’un cabinet d’avocats spécialisé afin de sécuriser ce recrutement.

 Avec ce profil défini, lors de la phase de recrutement, les médecins radiologues gérants pourront alors sélectionner des candidats ayant une formation initiale (voire continue) et un parcours professionnel en adéquation avec le profil recherché. S’adjoindre un cabinet de recrutement peut être une solution en cas de manque de temps et pour sécuriser le recrutement. Dans tous les cas, il convient de passer une annonce auprès de l’APEC, organisme collecteur spécialisé dans le recrutement des cadres (d’autres organismes plus ou moins spécialisés existent aussi). Les entretiens de sélection devront permettre de trouver la personne qui pourra au mieux intégrer le groupe et s’y épanouir.


Source : article paru dans le dernier ouvrage de la FNMR (Octobre 2012) concernant le rôle du manager en imagerie médicale - Auteurs : Hélène LEFEUVRE & Nicolas THOMAS